Office Manager – Gestionnaire de l’Administration

Office Manager – Gestionnaire de l’Administration

Apply before:
Type: Full Time
Activities:
Office Manager
Place:
Montreal
Description
The Office Manager is responsible for managing the Runners team, the Receptionists team and the Security Guards. The Office Manager reviews, implements and maintains the travel procedure, the customer services and the reception procedures as well as negotiates agreements and contracts suppliers. The OM is responsible for the staff catering offer and the smooth running of the office on a day to day basis. The OM works alongside the Events & Facilities Manager and has the assistance of a Lead Runner and Receptionists.

The Office Manager reports to the Head of Facilities.

Responsibilities:
  • Overseeing the team of Runners and inputting into their Development/Training Program, alongside Department Managers and HR.
  • Overseeing the team of Receptionists and implement processes and standards for their departments
  • Implementing new Employee Induction, Security and Facilities services
  • Managing and negotiating cleaning and catering contracts
  • Managing the Security Guard contract and organizing additional cover as required
  • Managing the process of issuing and cancelling access passes
  • Ensuring that the Runners and Reception have appropriate inductions from day one and provided with relevant manuals, emergency contacts, security awareness training etc
  • Managing Kitchen and Office supplies budget and reports back to Head of Facilities on a monthly basis
  • Ensuring that our reception, common areas, client facing areas, meeting rooms and review rooms are kept to a high standard
  • Ensure that our clients are looked after by ensuring that their reception and catering during their visit is of an appropriate standard. Be creatively active in raising the bar of all client related issues
  • Implement standards, oversee the cleanliness and organization of kitchens and stationary and all other kitchen inventory.
  • Developing a partnership with a caterer for daily meals and overseeing the Lead Runner in day to day management of these caterers
  • Overseeing and strategist of travel bookings in liaison with the Receptionist and the Immigration Department
  • Creating, maintaining contacts and negotiating contracts with suppliers for travel, kitchen related supplies and stationery
  • Investigating and implementing new Employee perks such as Lufa farm, gym, discounts, discounts at local restaurants, Café’s etc.,
  • Overseeing the library
  • Overseeing kitchen reservations
Key skills and requirements:
  • Hands-on approach towards client service, making a positive contribution to the client experience at Framestore, with a strong attention to detail and a desire for continuous improvement
  • Ability to work evenings/weekends occasionally
  • Excellent organizational skills
  • Good communication skills with the ability to work with people at all levels within the organization
  • Client-centred approach (Including internal clients)
  • Proactive and solution-orientated
  • Demonstrates ability to prioritize, work under pressure and work as a flexible team player
  • Ability to mentor a team ensuring you get the best out of them and enabling them to carry out their roles to the best of their ability
  • Good verbal & written communication skills both in French & in English
  • Proficient computer skills in Windows, Gsuite, MS Office
Framestore is proud to employ extraordinary talent across all genders, races, nationalities, religions, ages, abilities and sexual preferences. We aim to encourage and support all of our current and future employees to achieve their potential. No job applicant will receive less favourable treatment on any basis when applying for a career with us.
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Le gestionnaire de l’administration est responsable de la gestion de l’équipe des Runners, de l’équipe des réceptionnistes et des agents de sécurité. Il révise, met en œuvre et maintient les procédures de voyage, de service à la clientèle et d’accueil. Il est également en charge de négocier les ententes et de retenir les services de différents fournisseurs. Il est responsable de l’offre de restauration pour le personnel et du bon fonctionnement du bureau au jour le jour. Le gestionnaire de l’administration travaille en collaboration avec le responsable des événements et des installations.

Le gestionnaire de l’administration relève du chef des installations.

Responsabilités:
  • Superviser l’équipe des Runners et participer à leur programme de développement/formation en collaboration avec les directeurs de départements et des RH.
  • Superviser l’équipe de réceptionnistes et mettre en œuvre des processus et des normes pour le département
  • Mise en place de nouveaux services : intégration des employés, sécurité et installations
  • Gérer et négocier les contrats de nettoyage et de restauration
  • Gestion du contrat d’agents de sécurité et organisation d’une couverture supplémentaire si nécessaire
  • Gestion du processus d’émission et d’annulation des cartes d’accès
  • S’assurer de l’intégration des Runners et des réceptionnistes
  • Gérer le budget des fournitures de cuisine et de bureau et faire rapport au chef des installations sur une base mensuelle
  • Veiller à ce que nos réceptions, les espaces communs, les zones réservées aux clients, les salles de réunion et les salles de visionnement soient maintenus à un niveau élevé
  • Veiller à la prise en charge de nos clients en assurant un accueil et un service de restauration  appropriés . Soyez créatif et élevez la barre de tous les besoins liés aux clients
  • Met en œuvre les normes, supervise la propreté et l’organisation des cuisines et des articles de papeterie
  • Développer un partenariat avec des traiteurs pour les repas quotidiens et superviser le Runner principal dans la gestion quotidienne de ces traiteurs
  • Supervision et stratégie des réservations de voyages collaboration avec les réceptionnistes et le service d’immigration
  • Création, maintien de contacts et négociation de contrats avec les fournisseurs pour les voyages, fournitures de cuisine et papeterie
  • Rechercher et mettre en œuvre de nouveaux avantages pour les employés tels que : ferme Lufa, gym, remises dans les restaurants locaux, les cafés, etc.,
  • Superviser la bibliothèque
  • Superviser les réservations de cuisine
Compétences et exigences clés:
  • Approche pratique du service à la clientèle, apportant une contribution positive à l’expérience client chez Framestore, avec une grande attention aux détails et un désir d’amélioration continue
  • Capacité à travailler occasionnellement le soir / le week-end
  • Excellentes compétences organisationnelles
  • Bonnes compétences en communication avec la capacité de travailler avec des personnes à tous les niveaux de l’organisation
  • Approche centrée sur le client (y compris les clients internes)
  • Proactif et orienté solution
  • Démontre sa capacité à établir des priorités, à travailler sous pression et à travailler en équipe flexible
  • Capacité à encadrer une équipe en vous assurant d’en tirer le meilleur parti et en lui permettant de jouer son rôle au mieux de ses capacités
  • Bonnes compétences en communication verbale et écrite en français et en anglais
  • Compétences informatiques approfondies dans Windows, Gsuite, MS Office
Framestore est fier d’employer des talents extraordinaires de tous genres, races, nationalités, religions, âges, capacités et orientations sexuelles. Nous souhaitons encourager et aider tous nos employés actuels et futurs à atteindre leur plein potentiel. Aucun candidat qui applique ne bénéficiera d’un traitement moins favorable sur une base quelconque lorsqu’il postule pour une carrière chez Framestore.
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