Administrative Assistant

Administrative Assistant

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Type: Full Time
Activities:
Place:
Montreal
Description

BUF recherche un(e) adjoint(e) administratif/ve pour son studio de MONTREAL.

Fondée en 1984 comme l’un des premiers pionniers des images générées par ordinateur, BUF innove depuis plus de 30 ans, offrant des effets visuels spectaculaires pour plus de 100 films et 850 publicités.

Sous la responsabilité de la Direction et des Ressources Humaines, l’adjoint(e) administratif/ve remplit de multiples tâches reliées au support administratif général de la compagnie ainsi qu’à la réception et au service à la clientèle. Fonction-clé avec un impact important sur la qualité, la productivité et l’image de la Compagnie. C’est l’opportunité parfaite pour évoluer dans un environnement créatif et dynamique.

Description du poste et des fonctions :

Soutien administratif :

– Assister les ressources humaines et le service comptable situé à Paris

– Etablir les rapports tps tvq en lien avec le cabinet comptable

– S’assurer du traitement d’entrée des données et des factures

– Assurer le suivi des dépenses

– Préparer les documents, formulaires et lettres

– Effectuer les démarches administratives auprès des institutions canadiennes (permis de travail…)

Ressources humaines :

– Effectuer les payes et les déclarations du régime retraite

– gestion des permis de travail

– participer au processus de recrutement

– effectuer les démarches concernant les permis de travail

– suivi de l’évolution des salariés

– assurer le suivi des présences des employés en liens avec les producteurs

Réception / Office management :

– Accueillir et communiquer : répondre rapidement et cordialement aux appels internes et externes, les achemine et prend les messages en donnant une image positive de la Compagnie.

– Coordonner la communication entre les différents sites de la compagnie (Paris, Montreal).

– Recevoir et trier le courrier (courriels, chèques, factures).

– Remplacer la réception : répondre aux demandes des clients et des visiteurs (accueil, service du café ou autres rafraîchissements au besoin).

– Effectuer le travail général de secrétariat : rédaction, correspondance, classement, photocopies, production de rapports, suivi des dossiers.

– Faire les arrangements pour les réunions internes et externes.

– Fournir un support administratif à l’équipe de production au besoin.

– Assister les clients et le personnel de la Compagnie dans leurs demandes pour un taxi, une location d’auto, une réservation d’hôtel ou de restaurant.

– Préparer les rencontres avec les clients ou de l’équipe de production (nourriture, boissons et autres arrangements nécessaires).

– Commander les fournitures de bureau et cuisine.

Profil du Candidat recherché :

– Diplôme : diplôme universitaire en administration ou gestion ressources humaines

– Formation : administration, comptabilité

– Connaissances : excellentes aptitudes de communications écrite et orale, parfaitement bilingue, connaissances avancées en bureautique, expérience probante en relation client, personne organisée, fiable autonome et minutieuse.

Type d’emploi : Contrat temporaire de 6 mois à temps Plein

Salaire : 35,000 $ par an

BUF est un employeur équitable. Nous offrons la même accessibilité à l’emploi sans distinction de genre, d’origine ethnique, de religion, d’orientation sexuelle et d’âge. La forme masculine est utilisée dans les offres pour raccourcir le texte.

Pour postuler, remplissez le formulaire d’application : http://buf.com/jobs_form.html

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